Bergen kommune

Bergen kommune bruker FakturaFirewall og forteller om hvorfor de valgte løsningen og hva den betyr for deres arbeidshverdag

0 +

Antall fakturaer som Bergen kommune mottar og behandler hver uke.

0 %

Andel mottatte fakturaer som kommer på EHF. Best i landet blant kommuner.

0 +

Antall nye leverandører som onboardes på EHF hver uke. Dette skjer automatisk og uten bruk av regnskapsavdelingens tid.
Kunde

Bergen kommune

Løsning

FakturaFirewall

Kontaktperson

Olve Andreas Hindenes

EHF-andel

94% av alle fakturaer

NÅ KOMMER ALLE FAKTURAER INN I SYSTEMET UTEN FEIL

Bergen kommune mottar 35.000 fakturaer hver måned, hvorav 7000 har feil. Tidligere ble avvik håndtert manuelt, men nå er prosessen blitt automatisert med FakturaFirewall. Dette fører til store tidsbesparelser.

-Vi var på utkikk etter en løsning som kunne forenkle dette arbeidet, og så at FakturaFirewall kunne være det vi så etter sier Olve Andreas Hindenes, systemadministrator for Lønn- og regnskapssenteret ved Bergen Kommune.

 

Fra manuelt arbeid til automasjon

FakturaFirewall fungere slik at dersom en faktura ikke er korrekt utfylt med de nødvendige informasjoner, blir de enten korrigert automatisk, eller så får avsender en e-post i retur fra systemet med informasjon om hva som mangler.

-E-posten inneholder en URL som fører til en nettside der leverandøren kan fylle ut informasjonen som mangler. Det er veldig enkelt, sier Wenche Aarvold, konsulent på inngående faktura i Bergen Kommune.

Når informasjonen er utfylt korrekt, sendes fakturaen vider til Bergen kommune sitt økonomisystem. Tidligere håndterte Wenche Aarvold og hennes kolleger på avdelingen for inngående faktura alle feil manuelt. Med 7000 fakturaer som skulle håndteres hver måned gikk flere arbeidstimer til dette. Hvor lang tid brukte dere per faktura?

-En faktura som inneholdt enkle feil brukte vi nok rundt 3 minutter på å korrigere. Fakturaer som hadde mer omfattende mangler eller feil, tok det lengere tid å behandle, forteller Wenche Aarvold.

 

Ny arbeidshverdag

Med mange timer frigitt benytter Wenche og hennes kolleger nå tiden mer til oppfølging av leverandører.

-Dersom leverandøren mottar en e-post fra FakturaFirewall om at informasjon mangler, og ikke har den nødvendige informasjonen, tar de kontakt med oss, forteller Wenche.

Hvorfor har de ikke den nødvendige informasjonen?

-Det kan enten være bestiller her i kommunen som ikke har gitt riktig informasjon ved bestilling, eller det kan være leverandør som har gjort en feil. svarer Wenche.

Hva gjør dere med det?

-Da forsøker vi å finne ut av hvor feilen har skjedd, og gi nødvendig opplæring både eksternt til leverandør eller internt til bestiller hos oss, slik at samme feil forhåpentligvis ikke skjer igjen, forklarer hun og fortsetter

-Tidligere, når vi bare rettet opp feilene var det ingen som lærte noe av dem. Men i dag jobber vi for at man ikke skal gjøre samme feil gang på gang. Og vi ser også at det blir færre fakturaer med feil ettersom tiden går, sier Wenche.

Å kunne jobbe med oppfølging mot leverandører synes Wenche og kollegene er mer givende enn å rette opp samme feil i fakturaer gang på gang.

-Vi får brukt mer av kompetansen vår, og vi arbeider med produktivt, sier Wenche.

 

Tettere forhold til leverandørene

Stort sett er leverandørene veldig fornøyde med FakturaFirewall.

-De vil ha pengene utbetalt hurtigst mulig, og for å kunne utbetale må faktura være uten feil. Så de fleste er fornøyde med at vi tar kontakt og gir dem mulighet til å korrigere feil/mangler enkelt uten å måtte kreditere fakturaen, sier Wenche.

Hvorfor er noen ikke fornøyde?

-Det kan være fordi det er bestiller hos oss som ikke har gitt nødvendig informasjon, og så synes de det er urettferdig at de skal få problemer på grunn av feil hos oss. Det kan vi jo forstå, men forstår som regel behovet når vi snakker med dem, sier Wenche.

I stedet for å gjøre manuelt arbeid gjemt bak en skjerm, bruker Wenche og kollegene nå mer av tiden på å følge opp leverandørene.

-Vi får bedre kvalitet på fakturaer; riktig informasjon inn, riktig beløp ut og betaling til tiden. Så det bedrer forholdet til leverandørene. Vi har mer dialog med dem, noe som også gir et tettere samarbeid, forteller Wenche.

 

Anbefaler FakturaFirewall til andre kommuner

En stor fordel er at de har all faktura-historikk lagret i FakturaFirewall. Der kan de se når faktura ble mottatt, hva som manglet, om kunde fylte inn det som manglet osv. De har enkelt tilgang til nødvendig dokumentasjon i historikken i FakturaFirewall, dersom det skulle oppstå uenighet rundt faktura eller at det skulle komme purringer eller inkassokrav.

Begge er enige om at FakturaFirewall er et produkt de anbefaler andre kommuner.

-For å oppsummere noe av det viktigste; Vi får bedre kvalitet på det som kommer inn av faktura, god dokumentasjon rundt fakturaflyt, og sist, men ikke minst; all tid vi sparer, sier Olve Hindenes.

Bergen kommune mottar >94% af alle kreditorfakturaer som EHF, og er dermed den kommune som mottar den høyeste % EHF i Norge.

-Digitalisering er noe vi har fokus på i Bergen kommune. Som en av de større kommunene så ønsker selvsagt Bergen å ligge i front når det kommer til å digitalisere og jobbe smart. Men vi håper også på at vi kan inspirere andre. Og FakturaFirewall er et av de systemene vi har god erfaring med, avslutter Wenche Aarvold.

Dette er FakturaFirewall

FakturaFirewall er en tilleggsløsning til alle dagens ERP-, innkjøp- og fakturaflytsystemer.

Kvalitetssikring

Kvalitetssikrer leverandørfakturaer før den kommer inn i arbeidsflytløsning

Beriking

Leverandøren får mulighet til å berike fakturaer som ikke lever opp til mottakers kvalitetskrav

business-2082639

Automatisk oboarding

Alle nye leverandører blir automatisk igangsatt på EHF om første faktura blir mottatt på papir eller e-post

100% skybasert

Løsningen er driftet i skyen og henter data automatisk fra dagens it-løsninger. Krever dermed lite av IT-avdelingen

Finn ut hvordan FakturaFirewall kan hjelpe din arbeidsplass

Send oss dine kontaktdetaljer i dag. Vi finner da ut sammen hvordan FakturaFirewall kan hjelpe deg og din avdeling med å bli mer effektiv